Свадебный организатор Анна Лукъянчук рассказала, как работает свадебное агентство «La Famiglia», как вместе с командой создают уникальные свадьбы.

 

Аня удивительный искренний человек. Она невероятно чувственная, нежная, добрая, деликатная, идейная, творческая, честная, обаятельная, рассудительная, колоссально трудолюбивая. В работе требовательна, изучает вопросы «глубоко», уделяет большое внимание деталям, перфекционист в жизни.

Анна-Лукъянчук

Аня, как давно ты занимаешься организацией свадеб? С чего для тебя всё началось?

Я работала старшим администратором в ресторане, также занималась организацией банкетов и мероприятий высокого уровня.
Помню, мою первую невесту :) У пары была свадьба 16 мая 2008 года. Они обратились в ресторан, где я работала, для бронирования зала для небольшой камерной свадьбы. Несмотря на то, что это был не «свадебный» день, бронирование зала предусматривало достаточно большую залоговую сумму.
Молодожены не были готовы к такой ситуации, и попросили меня помочь найти компромис. Я поговорила с директором и мы вместе нашли вариант, как можем пойти им на встречу.
Еще через неделю ко мне снова приехала невеста и попросила придумать что-то необычное для их свадьбы, поскольку не хочет расписываться в ЗАГСе. Я искренне захотела ей помочь в организации, так как совсем недавно вышла замуж и сама была в роли невесты.
С этого всё и началось. Общаясь с невестой, в течение месяца мы вместе организовали инновационную свадьбу. Мы договорились с женщиной регистратором и привезли её для росписи пары в день свадьбы в ресторан с книгой регистрации браков, которую нельзя вывозить за пределы ЗАГСа (на тот момент такой практики, как таковой еще не было).
С девочками флористами организовали арку для церемонии, композиции на столы, рассадочные карточки для гостей, много свечей. Молодожены не хотели, чтобы был ведущий, поэтому мы посоветовали им музыканта, который дополнил атмосферу свадьбы игрой на гитаре. Эта свадьба прошла на «одном дыхании», очень камерно и уютно.

Свадебное-агентство-киев

Спустя время, эта невеста на форуме порекомендовала меня другой невесте. И так в октябре ко мне приезжает вторая невеста, и просит помочь организовать свадьбу. А дальше были и третья и четвертая невесты…
В один прекрасный день, я узнала, что стану мамой. Для меня наступил переломный момент. Рождение и воспитание ребенка, это новое состояние, и очень серьезное.
Будучи на девятом месяце, мне поступило предложение от невесты организовать свадьбу и я не отказала ей. Мы вместе организовали свадьбу. Так я поняла, что это именно то, чем хочу заниматься, что свадьбы меня «зажигают». Через год после рождения малыша, я вернулась к организации свадеб. И это стало началом в создании бренда под названием «La Famiglia».
«la Famiglia» в переводе с итальянского означает семья. Мы создаём день с которого начинается семья, где объединяются две семьи. Итальянские семейные ценности мне близки. Плюс большая любовь к этой стране. Подход к созданию комфортных условий для пары также граничит с итальянским dolce vita.


лучшее-свадебное-агентство

 

Где ты обучалась мастерству организации свадеб?

По началу, мне хватало ранее приобретенных знаний и опыта в ресторанном бизнесе. Мы постоянно проходили обучение на курсах повышения квалификации. Работая над организацией праздников в ресторане у меня были корпоративные мероприятия, вечеринки, аукционы, презентации, мастер-классы для шеф-поваров. Я по своей натуре перфекционист, и достаточно глубоко вникаю во все процессы, бывает, это мне немного мешает в работе, но именно это дает колоссальный результат в итоге.
Спустя время, я нашла московских ребят, которые проводили он-лайн обучение на протяжении трех месяцев. Тренинги были яркими и незабываемыми. Я получила много информации, которую внедрила в свою работу. Еще через пару лет прошла обучение у американского организатора Оксаны Фленеген.
После этих мастер-классов начала изучать западный рынок свадебной индустрии. Параллельно много читала, развивалась во многих направлениях, что касается ивентов.
В этом году была на курсах по режиссуре, построению и написанию сценария. Прохожу обучение у московских коллег, мне нравится их подход к бизнесу. Они строят более клиенто-ориентированные отношения. Рассказывают, как сделать праздник особенным, индивидуальным, неповторимым.
Сейчас прохожу он-лайн обучение, где достаточно глубоко изучаю режиссуру, концепцию свадьбы, бюджетирование, технические моменты, которые касаются выступления артистов.

красивая-свадьба-киев 

 

Аня, ты руководитель и идейный вдохновитель, сколько еще фей работает в команде? Почему именно они?

Постоянно в команде работают 6 человек: три координатора, бухгалтер, SMM менеджер, менеджер который отвечает за рекламу и сайт. Работа нас «зажигает», мы от нее «кайфуем», и конечно, она не для каждого! Мне удалась собрать такую команду, которая блестяще справляется с поставленными задачами, четко понимает нашу общую цель, которая может сделать невозможное. Я в каждом из них уверенна и могу положиться на каждого. Также работаю с двумя проверенными декораторами-флористами.
Касаясь технических моментов организации, сложность работы в моей команде заключается в том, что перед тем, как поставить правильную задачу человеку, мне её нужно прописать, а соответственно, сначала самой разобраться в цикле ее исполнения.
Это я делаю для того, чтобы у нас в команде была комфортная, слаженная, четкая работа, чтобы все точно понимали свою зону ответственности, знали всю концепцию свадьбы, технические моменты. И если даже случится форс-мажор, у нас заранее будет три варианта выхода из него. Например, когда закрепляю координатора за ведущим, я точно знаю, как и сколько длится его саунд-чек, где нужно стать, чтобы услышать как работает микрофон, где его поставить, чтобы четко работали колонки, (предварительно схематически отображаю это на плане) и только так получится результат, которого ждут. В совершенстве прописанные инструкции — один из залогов успеха в работе.
И в зависимости от масштаба свадьбы, работает команда свадебных вендоров. Я очень скрупулёзно подхожу к работе, но не всем вендорам это нравится. Поэтому работаю только с проверенными подрядчиками, которые моментально «чувствуют пару» и идею их свадьбы.

свадебное-агентство-La-Famiglia

 

Когда к тебе приходит пара с запросом по организации свадьбы, как происходит первая встреча?

Мы встречаемся, где комфортно молодоженам, будь то на площадке проведения свадьбы, или в уютном заведении за чашечкой чая или кофе. Самое первое, находим «общую волну» для общения. Организатор — это психолог. Я узнаю пару в ходе нашего общения, чувствую их настроение, отношение друг к другу, жизненные ценности.
В первую очередь узнаю, какую свадьбу хотят они, о чем мечтали, общее виденье. В зависимости от этого строится вектор организации. Также предлагаю несколько концептуальных вариантов, как видим их свадьбу мы, команда организатора и декоратора.

Как часто в процессе подготовки созваниваетесь, встречаетесь, оговариваете какие-то тонкости с парами?

Со всеми невестами у нас доверительные отношения. Бывает, что и каждый день :)
Мы прописываем поэтапный график работы по подготовке, график встреч и принятия решений. Для молодоженов создаем электронный календарь задач, в который вносим все заметки, чек-листы, пожелания, отметки о выполнении. Независимо от того, где они находятся в Украине или за границей, они смогут заходить и мониторить ситуацию, ставить новые задачи.

Ваши пары имеют доступ к документации: сметам и этапам подготовки свадьбы 24/7, расскажи об этом детальнее.

Особенность в том, что молодожены могут наблюдать за процессом. Мы работаем в специальной программе, которая полностью отображает весь процесс подготовки к свадьбе. Можно посмотреть: бюджет, сколько денег внесено, куда они потрачены и т.п., какая услуга заказана, кто исполнитель. Также отображаются детализированные сметы, например по декору.
Плюс еще в том, что в программе молодожены также могут вносить свои коррективы и примечания. Сами составляют список гостей, делают их рассадку за столами, могут он-лайн их передвигать и смотреть, как это будет выглядеть на локации ресторана. Это не просто печатный блокнот, это очень удобный сервис.
Также в этом сервисе находятся все скан-копии документации, которую подписываем: договор, свидетельства о регистрации и другое.

свадебная-флористика

Чем руководствуешься и как подбираешь вендоров для работы на проекте?

Парой, их характером, концепцией и бюджетом. Работаю только с уже проверенными вендорами, которые качественно выполняют свою работу.

Как генерируешь уникальную концепцию свадьбы?

После встречи пара заполняет бриф и пожелания. По истории знакомства, понимаю динамику праздника, «чувствую» настроение пары, думаю, какой цвет может лидировать, какие будут переходы. Вспоминаю все детали встречи, появляются новые идеи, которые записываю в виде тезисов.
На основе этого придумываю две-три концепции. Они могут быть разные по стилю, цветовой гамме, но максимально «раскрывающие» пару. Продумываю все мелкие детали, как отобразить и перенести характер молодоженов на концепцию и оформление свадьбы. Это я чувствую очень тонко.
Потом связываюсь с декораторами, сбрасываю им свои наработки и виденье, рассказываю о паре, и они прорисовывают свои идеи, дополняют мои. Так рождается полная идея и концепция свадьбы.
После я делаю для пары первичную презентацию двух вариантов концепции, где прописываю и объясняю абсолютно все. Как правило, она состоит из 20 страниц.
Объясняем, почему мы выбрали именно этот цвет, такие детали, что они подчеркивают, как они раскрывают историю пары, какое отношение имеют к ним, почему выбрали именно эту локацию, как она будет выглядеть днем, вечером, ночью. Проговариваем, что им больше понравилось, какие детали нравятся, и после этого рисуем окончательный эскиз.
Мы также можем экспериментировать с парами. Например, в прошлом году предложила одной паре изменить стандартный сценарий свадьбы и они охотно на это согласились. Все строилось на доверии, поэтому эксперимент круто удался! Было очень много деталей, которые мы узнали о гостях и на свадьбе это все применили. Гости не знали, что будет происходить дальше, но были полностью погружены в события.

свадебное-агентство-ла-фамиле

Какие главные понятия и смыслы вкладываешь в свадьбу?

Атмосферность, душевность, персонализация.

  • Атмосферность.

Это очень особенный день, его нужно прожить с максимальным погружением во все положительное, романтичное, сентиментальное, доброе, смешное, умилительное. Такой концентрации эмоций, как на свадьбе, нет нигде!

  • Душевность.

Свадьба – тот момент, когда пара решила стать семьей. Это такое количество детских воспоминаний, мечтаний, понимания того, что этот мужчина не просто с которым мы ходим гулять, а моя вторая половинка, опора, что это женщина моя поддержка, ради которой хочется жить, творить и созидать. Это очень сакрально.

  • Персонализация.

Я за то, чтобы делать свадьбу так, как хотят молодожены. Если это делать, так как хотят родители, они будут вспоминать и жалеть.
Этот день не забывается. Забудется что ели, место, где проходила свадьба, но эмоции как смеялись, как чувствовали себя, как «дурели», как танцевали, всё что пережили — останется в памяти навсегда.

Если происходит форс-мажор с подрядчиками, как его решаете?

Первое и основное — выдыхаем. Сразу возникает вопрос «это нужно решать здесь и сейчас, либо это требует углубления?». Если нужно решить сейчас, вывожу «тяжелую артиллерию» — команду и быстро решаем, что с этим делать.
Честно скажу, что с организацией форс-мажоров не было. Скорее всего, потому что мы с командой за пределами проекта друзья и хорошо ладим. По приезду на площадку пока идет монтаж, мы можем шутить. Когда настает дед-лайн (час до мероприятия), откладываем шутки в сторону и проверяем готовность по всем инструкциям и постам. Команда работает как живой организм. Со всеми вендорами подписываем договора и штрафные санкции, даже если 30 раз работали вместе.
Что касается координации, то да, бывают форс-мажоры, потому что не можем гарантировать качество предоставляемой услуги. Выход из этой ситуации — только договариваться с вендором.
Алгоритм решения форс-мажора у нас прописан в инструкциях: «Успокоится, понять следствие форс-мажора, которое будет сейчас и через час, принять решение и выйти из ситуации».

свадьба-в-шатре

Что такое «свадебный сценарий», как ты его прописываешь?

Для меня сценарий – это книга свадебного дня. Я его прописываю очень детально, он включает в себя технические и художественные моменты.
Художественные, это например, в определенный момент какие эмоции будет испытывать невеста, почему, чем обусловлено. Момент, когда собираются гости, звучит красивая музыка, угощаются тем-то, в это время происходит то-то. Прописываю подводки для жениха и невесты, сценарий церемонии, что будут испытывать гости в этот момент.
Технические, это например, когда разбудить невесту, где, что будет стоять, кто, где находится, что делает, четко по времени, с зазорами.

Главное в написании сценария состоит в том, чтобы гость не просто пришел, повеселился и наелся, а чтобы он насладился, раскрепостился, окунулся вообще в другой мир, испытал крутые эмоции, вспомнил свою свадьбу, обнял любимого человека. На основе этого пишется сценарий, который дает понять каждому участнику в каком направлении он должен двигаться.

Также прописываем общий тайминг свадебного дня, и для каждого вендора и вместе со сценарием даем его всем, кто учувствует в организации и проведении свадьбы.

 

Что для невесты является главным преимуществом в твоей работе, после чего она доверяет на 100 % и отсеивает сомнения, что что-то может пойти не так.

С каждой невестой происходит совершенно по-разному. Этот процесс может длиться две недели – месяц. Для кого-то – это подписание договора и других документов. Кто-то на первой встрече может сказать: «Я тебе полностью доверяю». Есть невесты, которые доверяют после прорисовки эскизов, первой презентации. А кто-то после звонков и писем в течение месяца, на которые я всегда отвечаю, полностью начинает доверять мне.

свадебные-агентсва-киев-цены

Кто такой свадебный менеджер? Какая его задача?

Свадебный менеджер — это новая профессия для украинского рынка. Понятие «wedding management» основала Марта Стюарт в Америке. Это удаленный помощник невесты. Он дает конструктивные и правильные советы невесте по самостоятельной организации свадьбы.
Большая ошибка невест, что как только они получили статус «невесты», сразу покупать блокнот и регистрироваться на всевозможных форумах и читать отзывы других невест, которые не являются специалистами в организации свадьбы и не могут дать корректные, дельные советы, в силу того, что у них нет этих знаний и опыта.
Лучше обратится к свадебному менеджеру, который сможет грамотно рассказать, что стоит делать, а чего точно нет, к тому же гораздо сэкономит время и деньги. Подскажет, как правильно составить бюджет, как его адаптировать при выборе вендоров, на что обратить внимание, сколько стоят услуги. Что такое бытовые и технические райдеры, на что посмотреть в договорах при подписании, почему услуги стоят определенную сумму и не меньше, расскажет, к чему приводят вендоры-аматоры и много других нюансов во избежание фатальных ошибок в организации свадебного дня.
Состояние невесты нужно прожить наслаждаясь, кайфуя, не торопясь, вдохновляясь и мечтая.
Услуга свадебного менеджера — это уникальная и классная возможность, которой стоит воспользоваться, если не отдаете свадьбу в руки организатора, чтобы в день свадьбы всё прошло наилучшим образом.

свадебное-агентство-ла-фамилия

Что такое свадебная координация? Сколько координаторов должно быть на площадке и почему? За что они отвечают?

Координация — это контроль хода событий и запланированных действий, которые заранее продумала невеста.
Для меня координация — это когда на площадку приезжает координатор в начале монтажа, следит за его ходом, за правильностью подготовки банкетного зала, территории, её чистоты и настройки звука.
Координатор — это правая рука невесты на свадьбе, он делает все так, как она сказала и решает все административные вопросы. Он следит за ходом событий и программой ведущего.
От координатора должна исходить красота, доброта и легкость. Если свадьба рассчитана на 35-40 человек, то должны работать минимум два координатора, а в зависимости от насыщенности дня, может быть и больше.
Идеально, конечно если на свадьбе еще есть хостес — человек, который встречает, рассаживает гостей, рассказывает, что, где находится, то есть выполняют функцию «навигатора» на свадьбе.

свадьба-киев

Когда полностью заканчивается твоя работа, как организатора?

Полностью — когда отдаем фото и видео съемку молодоженам. Это происходит в течение двух месяцев после свадьбы. Как правило, мы вместе просматриваем фото книгу, воспоминаем события со дня свадьбы. А когда после встречи пара нам пишет, что все просмотрели, им все понравилось и благодарят нас, вот тогда мы для себя понимаем, что наша работа выполнена хорошо.

В чем главное преимущество свадебного агентства «La Famiglia»?

В том, что мы делаем уникальные персонализированные свадьбы. Казалось бы, даже в самых классических свадьбах, мы делаем всё так, чтобы настроение и ощущение пары отображалось через тонкости. А еще, чтобы гости проникшись атмосферой свадьбы сказали: «Мы точно на свадьбе Кати и Саши, это о них». Для нас это самое важное.
Всю свадьбу выстраиваем вокруг пары молодоженов. Делаем сюрпризы, фотографии, «пронизываем» впечатлениями. Кто, как не мы, это сделает? :)

лучшие-свадебные-агентсва-киева

На твой взгляд, какие свадебные тренды 2018 года?

Знаешь, в этом году я наблюдаю тенденцию по цвету свадьбы. Если еще пару лет назад это были стили свадеб, то сейчас игра цвета. Думаю, в этом году будет уклон на эклектику, — соединение не соединимого. Например, как соединяют бохо и геометрию.
На персонализированную свадьбу стили никак не влияют.

Нашей «фишкой» с этого года будет новый формат современной свадьбы – американский. Где всё внимание направлено на гостей, на общение, а не на ведущего, объединять их разными фишками, подводками.

 

Какой сейчас бюджет классической свадьбы на 50 человек? Со средним бюджетом декора в ресторане.

Классическая свадьба с участием хорошего кавер-бенда, без артистов, будет стоить около 500 000 грн. с организатором. Это хороший ресторан, банкет с фуршетным началом, свадебная церемония, ведущий, хорошая флористика. Гонорар свадебного агентства составляет 15 % от бюджета свадьбы.

организация-свадьбы-киев

Пожелания молодоженам

Друзья, расслабьтесь, найдите своего организатора, и доверьтесь ему. Не бойтесь ходить на встречи, задавать вопросы, говорите смело обо всем, это конкретизирует задачи. Проживите время подготовки к свадьбе без стресса и спокойно. :) А мы сделаем всё, чтобы ваша свадьба была неповторимой и уникальной.

Перейти в профиль свадбеного агентства http://www.wedme.com.ua/profile/lafamiglia/

 

0 комментариев

Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.